屋外広告物管理システムは、屋外広告物等管理事務に関し、屋外広告物許可申請の登録、許可満了通知、許可証の出力等の広告物管理に加え、広告業者の管理機能により事務処理全体を支援する自治体向けのシステムです。
秩序のない広告物の設置は街の美観を損ね、時には危害を及ぼすことがあります。こうした事を防ぐため、屋外広告物について条例、施行規則を設け、大きさ・高さなどの ルールを設けています。屋外広告物許可申請については、設置区域、大きさ、内容、設置期間等を把握し、的確に指示・指導をするとともに、期間の更新申請許可を効率よく運用する必要があります。 当社の屋外広告物管理システムでは、膨大な屋外広告物許可申請の登録・許可書の発行等を低コストで一括管理することが可能です。
主な機能として、以下の機能があります。
事前相談の対応から管理できます。申請内容を段階的に登録しながら、本申請に備えることが出来ます。
また、違反広告物を是正指導として一時登録しておき、新規申請に移行することが出来ます。
申請書に従って広告物のサイズを入力することで手数料を自動計算します。
広告物の用途地域、区域区分、面積などの情報から、申請が正しく許可されるかどうかを自動判定する機能があります。
他、様々な機能を搭載しており、許可申請受付事務をスムーズに進めることが出来ます。
「ダッシュボード機能」では、広告物台帳や広告業台帳の中で登録できる「ノート」や「対応記録」を、優先度やステータスごとにまとめて分かりやすく表示します。
ワークフロー形式での表示画面では、「起案中」「未処理」「許可書作成中」といったステータスを表示します。
進行中の処理の確認はもちろん、作業中の台帳にダイレクトにアクセスできますので、処理忘れなどのミスを防止することが出来ます。
許可書や屋外広告物台帳等の印刷物は、貴庁の独自様式に合わせて作成し、ご提供します。
エクセル系の帳票フォーマットに差込印刷します。差込位置以外の文言は、自由に編集可能です。
※エクセル系フォーマットとは
Microsoft Excel、Office365を標準としますが、ジャストオフィス製品にも対応可能です。
トップページに表示される「業務メニュー」には、「新規受付」及び進行中案件に即座にアクセス可能な「業務フロー」をご用意。よりシンプルに、より直感性の高いシステムに進化しました。
また、ユーザーがアクセス可能なほぼすべてのデータに対して、ユーザー自身で自由にカスタマイズができる 「ビュー機能」を新たに搭載しました。
ビュー機能で選択した項目に名前を付けて登録することが出来ます。（起案一覧、期間満了準備用、等）
登録情報は、課内・係内の共通、自分専用、などといった登録が出来、表示データは全てCSV出力できます。
システム自体の使い勝手は良好で、日々の業務において大きな問題なく運用できています。細かい要望にも迅速に対応いただき感謝しており、現在保留中の改善点が今後反映されることを期待しています。
他市町村の改良事例も共有いただきながら、更なる使いやすさの向上を願っています。
是正指導の際、入力内容をコピーして再利用できる機能や、ファイル添付の情報が受付票に反映される仕組みがあると便利だと考えています。
今後、多様な意見交換を通じて、より良いシステムの構築を希望しています。
システムの導入により、業務の効率が飛躍的に向上しました。
これまで手作業で行っていた広告物の管理や確認作業がシステム化されたことで、作業時間が大幅に短縮され、担当者の負担が軽減されています。特に広告物の許可状況や更新時期の管理が容易になり、必要な情報を迅速に把握できるようになったため、業務の正確性も向上しました。
また、システム導入以前は広告物の調査や管理業務に多くの時間を費やしていたため、パトロールなどの別業務に十分な時間を確保することが難しい状況でしたが、システム導入後はこれらの業務にかかる時間が削減され、現場での確認作業や是正指導により多くの時間を充てることができるようになりました。その結果、違反広告物の早期発見・対応が可能となり、広告物の適正管理がより効果的に行えるようになっています。